Hotel degli Orafi - Lungarno Archibusieri, 4 - 50121 Florence (Italy)
T. +39 055 26622 F. +39 055 2662111 E. info@hoteldegliorafi.it
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Informativa sulla Privacy
PERCHE’ QUESTO AVVISO

In questo documento si descrivono le modalità di gestione del sito Web in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano e si riporta la politica di sicurezza sui dati personali che la società Camera con Vista S.r.l. adotta per l’Hotel Degli Orafi di Firenze.

Si tratta di un’informativa che è resa anche ai sensi dell'art. 13 del D. Lgs. n. 196/2003 - Codice in materia di protezione dei dati personali a coloro che interagiscono con i servizi web dell’hotel degli Orafi di Firenze accessibili per via telematica a partire dall’indirizzo:

http://www.hoteldegliorafi.it

L’informativa è resa solo per il sito www.hoteldegliorafi.it e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’utente tramite link.

L’informativa si ispira anche alla Raccomandazione n. 2/2001 che le autorità europee per la protezione dei dati personali, riunite nel Gruppo istituito dall’art. 29 della direttiva n. 95/46/CE, hanno adottato il 17 maggio 2001 per individuare alcuni requisiti minimi per la raccolta di dati personali on-line, e, in particolare, le modalità, i tempi e la natura delle informazioni che i titolari del trattamento devono fornire agli utenti quando questi si collegano a pagine web, indipendentemente dagli scopi del collegamento.

L’informativa risponde inoltre alle Prescrizioni del Garante del 19 giugno 2008  relativamente alle “Semplificazioni di taluni adempimenti in ambito pubblico e privato rispetto a trattamenti per finalità amministrative e contabili”. [Gazzetta Ufficiale 1° luglio 2008, n. 152] fornendo attraverso questo sito internet un’informativa completa ed esaustiva che riguarda i singoli trattamenti possibili nell’hotel Camera con Vista S.r.l. per gli interessati al trattamento.


1) IL “TITOLARE” DEL TRATTAMENTO

Ai sensi dell’art. 28 del D. Lgs. 196/2003, Titolare del trattamento dei Dati personali è la società Camera Con Vista S.r.l. con sede legale in Viale Spartaco Lavagnini, 18 - 50129 Firenze.

In questo documento nel referenziare il titolare del trattamento, i termini Camera Con Vista S.r.l. e Hotel degli Orafi saranno considerati equivalenti.


2) IL “RESPONSABILE” DEL TRATTAMENTO

Ai sensi dell’art. 29 del D. Lgs. 196/2003 Responsabile del trattamento dei dati personali e del sistema di Videosorveglianza, è il Direttore dell’Hotel degli Orafi in Lungarno Archibusieri, 4 – 50121 Firenze – fax (+39) 055 2662111 - email: privacy.@hoteldegliorafi.it.

Ai sensi dell’art. 29 del D. Lgs. 196/2003 Responsabile del trattamento dei dati personali per le attività di booking on line, web marketing e web hosting del sito www.hoteldegliorafi.it è la società Sestante S.r.l. Via della Giustizia, 9 · 61032 Fano (PU) - E-mail: info@sestante.net


3) LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI

I trattamenti connessi ai servizi web di questo sito e descritti attraverso lo stesso hanno luogo presso la sede operativa dell’Hotel degli Orafi di Firenze ad opera di personale ufficialmente incaricato ed istruito in materia di protezione dei dati personali.

Il sito internet è in hosting a cura della società Sestante S.r.l. che è responsabile del trattamento per le operazioni di prenotazioni, indicizzazione e web marketing.

Nessun dato derivante dal servizio web viene comunicato dalla società a terzi non autorizzati se non strettamente pertinente la finalità del trattamento o imposto da leggi o regolamenti.


4) FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

In questa sezione si riportano le varie finalità di trattamento divise per i servizi web ed i servizi resi direttamente presso la sede dell’hotel degli Orafi di Firenze.

4.1) PER I NAVIGANTI DEL SITO WEB

I dati personali forniti volontariamente e facoltativamente dagli utenti che inoltrano richieste per ricevere informazioni sui servizi dell’hotel (prezzi, disponibilità delle camere e delle sale congressi, ecc.), o semplicemente inoltrano richieste di assunzione tramite l’invio di curricula in formato elettronico, sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e non sono comunicati a terzi salvo che la comunicazione sia imposta da obblighi di legge o sia strettamente pertinente e necessaria per l’adempimento delle richieste.

In particolare i dati personali forniti volontariamente dagli interessati del trattamento saranno raccolti con modalità telematiche e trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici direttamente e/o tramite terzi delegati (società per il servizio di posta elettronica, società per l’hosting del sito web) per le seguenti finalità:

essere contatti dal personale dell’Hotel degli Orafi via email per la gestione di esplicite richieste o delucidazioni inserite nel campo “note” dalla sezione “contattaci”; predisporre l’erogazione dei servizi alberghieri in base alle esplicite richieste inserite nel campo “note”. Il trattamento dei dati personali in oggetto può contemplare la gestione di dati sensibili così come definiti dall’art. art. 4 comma 1 lettera d) del D. Lgs. 196/2003 (esempio richiesta di camera per disabili o di particolari regimi alimentari, comunicazione di allergie alimentari, richieste di cuscini o lenzuola anallergici, ecc. ). Il trattamento in oggetto sarà conformato all’autorizzazione generale n. 5 del Garante per la protezione dei dati personali che autorizza il trattamento stesso quando riguarda dati sensibili attinenti ai soggetti ai quali sono forniti beni, prestazioni o servizi, in misura strettamente pertinente a quanto specificamente richiesto dall'interessato; verificare la disponibilità della camera richiesta a fronte delle informazioni anonime inserite quali la tipologia di camera, la data di arrivo, la data di partenza, e successivamente per perfezionare l’acquisto del servizio fornendo i propri dati comuni quali nome, cognome, indirizzo email, telefono ed estremi della carta di credito; permettere di effettuare e confermare la prenotazione fornendo a garanzia i dati della propria carta di credito. In questo caso l’hotel vi trasmetterà via email un codice di conferma prenotazione; iscriversi volontariamente alla newsletter dell’hotel selezionando l’apposito check box nelle sezioni “contattaci” o “prenotate con noi”; manifestare il diritto di non iscriversi alla newsletter dell’hotel e non ricevere il questionario di soddisfazione cliente selezionando gli appositi check box nella sezione “prenotate con noi”. In questo caso, in assenza di un Vs. esplicito diniego, si eserciterà infatti il comma 4 dell’art. 130 del D. Lgs. 196/2003; valutare gli eventuali curricula pervenuti compatibilmente con le eventuali esigenze interne; finalità statistiche in forma anonima (per valutare il numero di accessi, ecc.).

In particolare i dati del titolare della carta di credito fornita a garanzia saranno trattati per le seguenti finalità:

per l’inserimento delle anagrafiche dei clienti all’interno del sistema informativo aziendale; per l’emissione di fatture ed adempiere ad obblighi amministrativi, contabili e fiscali; per la gestione degli incassi e dei pagamenti; per applicare la penale in caso di cancellazione della prenotazione dopo i termini definiti nel campo “regole di cancellazione” accessibile dalla pagina che permette il perfezionamento della prenotazione.


4.1.1) Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito: salva questa eventualità, i dati sui contatti web non persistono per più di sette giorni.

4.1.2) Dati forniti volontariamente dall’utente

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva.

4.1.3) Cookies

Nessun dato personale degli utenti viene in proposito acquisito dal sito.

Non viene fatto uso di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati c.d. cookies persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per il tracciamento degli utenti.

L’uso di c.d. cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del sito.

I c.d. cookies di sessione utilizzati in questo sito evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente.

4.1.4) FACOLTATIVITA’ DEL CONFERIMENTO DEI DATI

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali per effettuare una prenotazione on-line.

L’avanzamento della procedura di prenotazione on-line implica un implicito consenso dell’interessato al trattamento dei propri dati personali in base alla politica privacy del sito http://www.hoteldegliorafi.it

Il mancato conferimento dei dati può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto.

4.1.5) MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati in formato cartaceo e/o con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

4.2) PRENOTAZIONI TELEFONICHE, VIA EMAIL O VIA FAX

I dati sulle prenotazioni saranno trattati con modalità elettroniche e cartacee per garantire la prenotazione della camera\e alle condizioni concordate.

I dati saranno registrati all’interno di nostre banche dati elettroniche accessibili a personale debitamente incaricato ed istruito in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali.

Per confermare la prenotazione sarà necessaria una carta di credito data a garanzia fermo restando che il cliente potrà decidere di pagare in contanti al termine del soggiorno.

Qualora si formalizzasse la vendita del servizio utilizzando le coordinate di posta elettronica del cliente, l’Hotel degli Orafi potrà esercitare il comma 4 dell’art. 130 D. Lgs. 196/2003 ovvero registrare l’indirizzo email del cliente nella sua newsletter ed inviare email di natura commerciale e promozionale garantendo sempre il libero esercizio di cancellazione da parte del cliente alla newsletter già dalla prima email inviata.

4.3) GESTIONE DEI CURRICULA

La Società Camera con Vista S.r.l. si riserva di valutare i curricula pervenuti per le potenziali candidature presenti all’interno dell’hotel o che si potrebbero presentare in un prossimo futuro.

I curricula considerati “interessanti” saranno conservati presso la sede dell’hotel degli Orafi per un periodo massimo di un anno.

Il trattamento dei dati personali presenti nel curriculum inviato volontariamente dall’interessato, è indirizzato a valutare una sua possibile candidatura finalizzata all’instaurazione di un rapporto di lavoro, lo svolgimento di un periodo di stage o lo svolgimento di attività per la preparazione della tesi di laurea. La finalità del trattamento interesserà quindi attività strettamente riferite alla valutazione, reclutamento o selezione del personale, con finalità di collaborazione, assunzione a tempo determinato o indeterminato, di stage, ovvero per consentire al candidato prescelto di preparare la propria tesi di laurea presso le nostre Sedi.

Si invitano i gentili candidati a rispettare le seguenti regole nella trasmissione dei curricula in formato elettronico: rispettando nella compilazione del proprio curriculum il formato europeo; trasmettendo il curriculum in formato pdf; evitando d’inserire nel proprio curriculum dati sensibili (relativi, in particolare, allo stato di salute, alle convinzioni religiose, filosofiche o politiche) non pertinenti in relazione all’offerta di lavoro; fornendo il consenso al trattamento di dati sensibili pertinenti all’instaurazione di un rapporto di lavoro (ad esempio appartenenza a categorie protette); aggiungendo al termine del curriculum la dicitura “Ricevuta l’informativa ai sensi degli art. 13 e 7 del D. Lgs. 196/2003, Autorizzo la società Camera con Vista S.r.l. a trattare i miei dati personali”.

La società Camera con Vista S.r.l. si riserva la facoltà di distruggere gli eventuali curricula che non rispondano ai canoni sopra citati. Sarà cura della Società fornire un’idonea informativa ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. 196/2003, durante gli eventuali colloqui con i candidati.

4.4) NEWSLETTER

L’invio di materiale promozionale e commerciale può essere curato direttamente dalla società Camera con Vista S.r.l. o dalla società Sestante S.r.l. responsabile della gestione del sito internet per conto dell’hotel degli Orafi.

La società Camera con Vista S.r.l. può registrare l’interessato nella newsletter qualora:

l’interessato abbia manifestato il consenso scritto in fase di conferma prenotazione o nella modulistica contrattuale della società (per i contratti di convenzione, di agenzia, congressuali e di vendita più in generale dei servizi dell’hotel);

l’interessato abbia dato il suo consenso scritto in fase di check in nella schedina di notifica delle generalità;

l’interessato abbia acquistato il servizio dell’Hotel utilizzando il suo account di posta elettronica e non abbia espressamente esercitato il diritto di non ricevere materiale promozionale e commerciale. In questo caso la società Camera con Vista S.r.l. potrà esercitare il comma 4 dell’art. 130 D. Lgs. 196/2003 ovvero registrare l’indirizzo email del cliente nella sua newsletter ed inviare email di natura commerciale e promozionale garantendo sempre il libero esercizio di cancellazione da parte del cliente alla newsletter già dalla prima email inviata.

E’ facoltà dell’interessato esercitare in qualsiasi momento il diritto di cancellazione dalla newsletter ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. 196/2003.


4.5) PROCEDURA DI CHECK IN E TRASCRIZIONE DELLE GENERALITA’ DEL CLIENTE NELLA SCHEDINA DI NOTIFICA

La legislazione Italiana impone in base all’Art. 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza nonché alla legge n. 135 del 29 marzo 2001 (Riforma della legislazione nazionale del turismo), di registrare le generalità del cliente all’atto del suo arrivo in Hotel in una schedina di notifica che deve essere trasmessa entro le 24 ore successive alla Pubblica Sicurezza.

L’Hotel degli Orafi assolve questo obbligo trasmettendo le generalità dei suoi graditi in formato elettronico alla Questura di competenza.

Per garantire inoltre il libero esercizio del diritto di scelta per quei trattamenti la cui natura del conferimento non è obbligatoria, l’Hotel degli Orafi chiede al cliente all’atto della registrazione delle sue generalità nella schedina di notifica, i seguenti consensi nel rispetto dell’art. 23 del D. Lgs. 196/2003:

1.l’autorizzazione o il diniego alla comunicazione esterna dei dati relativi al soggiorno e della sua famiglia eventualmente a seguito, al fine esclusivo di consentire la funzione di ricevimento di messaggi, posta e telefonate a lui\loro indirizzati;

2.l’autorizzazione o il diniego alla conservazione dei dati anagrafici del cliente al fine di accelerare le procedure di registrazione in caso dei suoi successivi soggiorni futuri. La procedura in oggetto si manifesta evitando di stampare in automatico i dati del cliente nella schedina di notifica, trascrivendo nuovamente tutti i dati dello stesso all’atto del check in (il documento sarà chiesto comunque in entrambi i casi);

3.l’autorizzazione o il diniego ad inviare al domicilio del cliente e a trasmettergli anche mediante posta elettronica, periodica documentazione sugli aggiornamenti delle tariffe e delle offerte praticate dall’Hotel e a trasmettergli mediante il servizio di posta elettronica, il questionario di soddisfazione cliente.

Qualora il cliente si rifiutasse di fornire le sue generalità all’atto del check in, l’Hotel non potrà ospitarlo presso la sua struttura.

I dati personali del cliente forniti in fase di check in saranno trattati dal personale interno all’albergo Hotel degli Orafi della società Camera con Vista S.r.l., incaricato al trattamento ed opportunamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla privacy, e potranno essere comunicati:

a)ad Enti o Uffici Pubblici in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali; b)alle autorità competenti per l’obbligo di registrazione dei clienti, in base all’Art. 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza nonché in base alla legge n. 135 del 29 marzo 2001 (Riforma della legislazione nazionale del turismo); c)a società di recupero crediti e ad istituti bancari per la gestione degli incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione del soggiorno; d)a fornitori terze parti (società di noleggio, ecc.) per soddisfare l’erogazione dei servizi richiesti dal cliente; e)ad eventuali consulenti e società esterne appositamente incaricate che per nostro conto svolgono attività di consulenza contabile, fiscale e tributaria;

Rimane libera prerogativa del cliente esercitare i suoi diritti ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. 196/2003, contattando il Responsabile del trattamento dei dati rappresentato dal direttore dell’hotel degli Orafi.


4.6) ACCESSO AD INTERNET PER I CLIENTI

L’ Hotel degli Orafi dispone di una rete WI-FI per fornire il servizio ad internet per i propri clienti.

L’ Hotel degli Orafi offre il servizio di accesso ad internet in conformità con il Decreto Legge del 27 luglio 2005 n. 144 convertito con la legge n. 155 del 31 luglio 2005.


4.7) VIDEOSORVEGLIANZA

La Società Camera con Vista S.r.l. adotta per l’Hotel degli Orafi un sistema di videosorveglianza per perseguire i suoi legittimi interessi ai sensi dell’art. 24 del D. Lgs. 196/2003, ovvero per finalità legate alla Sicurezza delle persone, dei beni, prevenzione incendi e tutela del patrimonio.

In particolare, le immagini videoregistrate e visualizzabili in tempo reale da personale ufficialmente incaricato, acquisite attraverso il sistema di videosorveglianza sono oggetto di trattamento per le seguenti finalità:

a)diventare un deterrente contro possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di sabotaggio o vandalismo migliorando al contempo la sicurezza all’interno dell’hotel del personale, dei clienti e di tutte le persone che transitano all’interno dell’hotel; b)agevolare l’eventuale esercizio, in sede di giudizio civile o penale, del diritto di difesa del titolare del trattamento o di terzi sulla base di immagini utili in caso di fatti illeciti; c)intervenire in tempo reale per gestire situazioni di rischio per la sicurezza dei beni e delle persone.

Il sistema in oggetto è stato progettato, configurato ed installato in ottemperanza alla normativa vigente sulla videosorveglianza (D. Lgs. 196/2003, Direttiva 95/46/EC, Art. 4 Legge 300/1970, Provvedimento Generale del Garante del 29 Aprile 2004, Codice Penale e Civile).

In tal senso la Società Camera con Vista S.r.l si è preoccupata di installare e configurare le telecamere in modo da non invadere la sfera privata dell’individuo nel rispetto dei principi di pertinenza e di non eccedenza e raccogliendo solo i dati strettamente necessari per il raggiungimento delle finalità perseguite.


5) DIRITTI DEGLI INTERESSATI

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione (art. 7 del D. Lgs. n. 196/2003).

Ai sensi del medesimo articolo si ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento.

Le richieste vanno rivolte al Responsabile del Trattamento .

Di seguito si riportano per esteso i diritti dell’interessato.

Art. 7 - Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti

1.L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:

a)dell' origine dei dati personali; b)delle finalità e modalità del trattamento; c)della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d)degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2; e)dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

3. L'interessato ha diritto di ottenere:

a)l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b)la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c)l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a)per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b)al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

6) P3P

La presente informativa sulla privacy sarà in futuro consultabile in forma automatica dai più recenti browser che implementano lo standard P3P (“Platform for Privacy Preferences Project”) proposto dal World Wide Web Consortium (www.w3c.org)

Ogni sforzo sarà fatto dalla Società Camera Con Vista S.r.l. per rendere il più possibile interoperabili le funzionalità di questo sito con i meccanismo di controllo automatico della privacy disponibili in alcuni prodotti utilizzati dagli utenti.


7) AGGIORNAMENTO PRIVACY POLICY

Il presente documento, pubblicato nel sito http://www.hoteldegliorafi costituisce la “Privacy Policy” dell’Hotel degli Orafi emessa a revisione 1 il 07 dicembre del 2009 e sarà soggetta ad aggiornamenti.